11 abr. Tècnica pomodoro, per augmentar la productivitat i evitar la procastinació
Tècnica pomodoro, per augmentar la productivitat i evitar la procastinació
Avui us parlarem d’un clàssic, la tècnica Pomodoro, que és a efectes metafòrics com l’antiàcid de la procrastinació. Molt útil per augmentar la productivitat en feines sedentàries, i sobretot ara amb el teletreball.
Et poses a treballar, tens posat la teva llista d’objectius del dia, però quan t’adones ha passat el dia i se t’han ficat al mig correu, trucades telefòniques o simplement se t’ha anat en aquests espais en blanc provocats pel propi cansament que fan que el cap se’n vagi a un altre costat. Fins i tot pot ser a una altra tasca, però potser no és la que hem d’acabar. Al final acabem fent molta feina, però no acabant res.
Si anem més enllà, la fatiga a nivell muscular, els ulls cansats de mirar a la pantalla, contractures posturals o estats de nerviosisme segons passa el dia, fa que acabem el dia sent menys productius i amb la sensació d’estar derrotats.
Per començar a aplicar la tècnica de Pomodoro, el primer que has de fer és preparar-te per a una desconnexió real i total del teu entorn. Res de mails, missatges o trucades. Durant el temps que dediquis a treballar amb aquest mètode no pots tenir cap mena de distracció. Tingues en compte que el seu èxit està basat precisament en la intensitat del temps que dedicaràs a l’estudi.
QUÈ ÉS LA TÈCNICA POMODORO
La tècnica Pomodoro no és sinó una ajuda per programar específicament el temps per prendre descansos freqüents. Sí, ens hem de programar per descasar com si es tractés una tasca més. Sona obvi, però us asseguro que quan et poses davant una pantalla no ho és. Les excuses que ens posem són mil: “acabo això i paro”, “segueixo una mica més que em trobo bé” “prefereixo acabar d’una tirada perquè estic aclaparat ja” ….
ELS BLOCS POMODORO
El que fem és dividir el nostre horari de treball en blocs (el que és general i aconsellable són 25 minuts). Cadascun d’aquests blocs és el que anomenem “Pomodoro”.
L’ideal és que un Pomodoro es correspongui a una tasca. Si la tasca és llarga tracta d’assignar tants Pomodoros com necessitis. Sempre amb la intenció que aquest temps és única i exclusivament per a aquesta tasca.
Durant aquests 25 minuts ens focalitzem completament a la tasca que ens hem assignat. SI durant aquest temps tens una idea o una tasca més que hagis de fer més, anota-la en un paper. Però no et descentris. Primer acaba la tasca actual.
DESCANSOS BREUS
Aquests Pomodoros els separem amb 5 minuts de descansos breus.
En aquests 5 minuts has de “desconnectar-te” de la tasca tan completament com puguis. Aixeca’t i camina una mica, aprofita per fer algun estirament per desentumir el temps que estàs a la mateixa postura. Fes-te un cafè, mira per la finestra. Qualsevol cosa menys estar davant de l’ordinador on eres.
Es tracta de donar descans al nostre cos i la nostra ment. Ha de ser gratificant per donar resultat. Així quan tornis estaràs de millor humor, descansat i llest per focalitzar-te de nou.
Aquest és realment el gran benefici daquest sistema. Entrenar-nos mentalment per descansar cada X temps, per focalitzar-nos de manera més fresca en les tasques que tenim. Aquests blocs ens obliguen a tenir un inici i fi de la tasca, amb una recompensa que, si bé no creus notar-ho als primers descansos breus, ho notaràs al final de dia.
DESCANS LLARG
La tècnica ens diu que cada 4 Pomodoros tinguem un descans una mica més llarg (Aquest podria ser d’entre 20 a 30 minuts).
Aquí el que és important és que facis alguna cosa que no tingui res a veure amb el que feies, i a ser possible que aclareixi la teva ment. No es tracta d’agafar cap altra tasca. Sinó de descansar i alliberar la teva ment i descansar el teu cos.
En resum, això seria:
- Divideix i prioritza les teves tasques en blocs.
- Comença amb un temporitzador de 25 minuts. Focalitza’t en una sola tasca en aquest espai.
- Pren-te 5 minuts de descans breu.
- Comences un altre bloc Pomodoro altres 25 min. Així fins que hagis realitzat 4 Pomodoros amb els seus respectius descansos.
- Cada 4 Pomodoros realitza un descans real llarg de 20 o 30 minuts.
- Començaries un nou cicle de 4 Pomodoros i descansos breus.
BENEFICIS DE LA TÈCNICA POMODORO
- Controla les distraccions i la procrastinació.T’organitzes les teves tasques en blocs i ordenas per prioritats. Això ja augmenta la teva productivitat i focalit
zació. - Incrementa la responsabilitat. En organitzar-te i anar aconseguint objectius complets la teva sensació de benestar serà més gran. Al final del dia pots repassar la teva llista de tasques i les que has escrit al marge i veure en quina mesura has aconseguit allò que et proposaves.
- Millora la planificació. Al anar ajustant en blocs les teves tasques, aquelles que són similars o es repeteixen ja pots mesurar els teus temps de resposta i així millorar-ne la priorització, i ajustar-t’hi en el futur.
- Benestar físic i mental. Els descansos no són perquè t’ocupis d’una altra cosa a l’ordinador, sinó perquè t’aixequis, allunyis la ment d’un punt focal continu, fins i tot uns estiraments senzills mentre mires per la finestra. Això amb el temps evita contraccions musculars que poden portar a més danys en el temps.
- Manté la motivació. Els descansos han de ser recompenses i els objectius complerts ens alliberaran de la tasca de la ment. Això sempre motiva que una millora en el nostre sistema tant productiu com de cura personal en mantenir uns hàbits saludables posturals i de disminució d’estrès fa que entrem al cercle bo de més ens dóna més.
EL QUE “NO” HAS DE FER :
- Els descansos no són opcionals ni procastinables. Si ho fas a mitges millor no ho facis.
- El teu temps Pomodoro ha de ser realment focalitzat a una sola i exclusiva tasca. Sense excepcions. Per això tens el full de paper per apuntar aquestes distraccions.
- Les tasques que siguin petites de menys de 25 minuts agrúpales en un Pomodoro (contestar mails, tornar trucades, revisar tasques…)
- No comencis sense una llista en blocs i prioritzada. Al tun-tun això no funciona.
- Pensar que una distracció són només 2 minuts. Has de comptar amb el temps que trigaràs a tornar-te a concentrar de nou realment. Si cal tanca el teu correu fins al Pomodoro de Correo o posa en silenci en mòbil.
APLICACIONS QUE ET POTS SERVIR:
Al mercat tens aplicacions tant gratuïtes com de pagament, per a Windows o MAC, per a Android o iPhone, o simplement utilitza el cronòmetre del rellotge.
L’avantatge de les aplicacions a l’ordinador és que si hi treballes és on tindràs enfocada la vista i l’oïda i els avisos són molt visibles, i algunes fins i tot et donen una estadística de la teva relació de treball real.
Se’ns acudeixen algunes com :
- Marinara Assistent Pomodoro (Chrome)
- Otto (Chrome)
- Pomofucus (Chrome)
- Focur Keeper ( Android / iPhone )
Per experiència d’alguns de nosaltres, que portem aquest sistema et podem dir que la majoria dels avantatges són reals. De vegades és difícil portar-lo de manera estricta, (el 25 minuts pode ser 35, o 45, depen de casdascú i no sempre es posible ser tan estricte), però hem après a readaptar els blocs i al final del dia el resultat és millor i el benestar més gran. Coses com aquesta fan que la fenia de Areafdesign , sigui mes eficaç i doni millors resultats als nostres clients.
