11 Abr Técnica pomodoro, para aumentar la productividad y evitar la procastinación
Técnica pomodoro, para aumentar la productividad y evitar la procastinación
Hoy os hablaremos de un clásico, la técnica Pomodoro , que es a efectos metafóricos como el antiácido de la procrastinación . Muy útil para aumentar la productividad en trabajos sedentarios, y sobre todo ahora con el teletrabajo.
Te pones a trabajar, tienes tu lista de objetivos del día, pero cuando te das cuenta el dia ha pasado y se te ha metido en medio correo, llamadas telefónicas o simplemente se te ha ido en estos espacios en blanco provocados por el propio cansancio que hacen que la cabeza se vaya a otro lado. Incluso puede estar en otra tarea, pero quizás no la que debíamos acabar. Al final acabamos haciendo mucho trabajo, pero no terminando nada.
Si vamos más allá, la fatiga a nivel muscular, los ojos cansados de mirar en pantalla, contracturas posturales o estados de nerviosismo según pasa el día, hace que acabemos el día siendo menos productivos y con la sensación de estar derrotados.
Para empezar a aplicar la técnica de Pomodoro, lo primero que debes hacer es prepararte para una desconexión real y total de tu entorno. Nada de mails, mensajes o llamadas. Durante el tiempo que dediques a trabajarcon este método no puedes tener ningún tipo de distracción. Ten en cuenta que su éxito está basado precisamente en la intensidad del tiempo que vas a dedicar al estudio.
QUÉ ES LA TÉCNICA POMODORO
La técnica Pomodoro no es más que una ayuda para programar específicamente el tiempo para tomar descansos frecuentes. Sí, debemos programarnos para descasar como si se tratara una tarea más. Suena obvio, pero le aseguro que cuando te pones delante de una pantalla no lo es. Las excusas que nos ponemos son mil: “termino esto y paro”, “sigo un poco más que me encuentro bien” “prefiero terminar de un tirón porque estoy abrumado ya”….
LOS BLOQUES POMODORO
Lo que hacemos es dividir nuestro horario de trabajo en bloques (lo general y aconsejable son 25 minutos). Cada uno de estos bloques de tiempo es lo que llamamos “Pomodoro”.
Lo ideal es que un Pomodoro se corresponda a una tarea. Si la tarea es larga trata de asignar tantos Pomodoros como necesites. Siempre con la intención de que ese tiempo es única y exclusivamente para esta tarea.
Durante estos 25 minutos nos focalizamos por completo en la tarea que nos hemos asignado. SI durante este tiempo tienes una idea o una tarea más que tengas que hacer más, anótala en un papel. Pero no te descentres. Primero termina la tarea actual.
DESCANSOS BREVES
Estos Pomodoros los separamos en 5 minutos de descansos breves.
En estos 5 minutos debes “desconectarte” de la tarea lo más completamente posible . Levántate y camina un poco, aprovecha para realizar algún estiramiento para desentumir el tiempo que estás a la misma postura. Hazte un café, mira por la ventana. Cualquier cosa menos estar delante del ordenador donde estabas.
Se trata de darle descanso a nuestro cuerpo y nuestra mente. Debe ser gratificante para dar resultado. Así cuando vuelvas estarás de mejor humor, descansado y listo para focalizarte de nuevo.
Éste es realmente el gran beneficio de este sistema. Entrenarnos mentalmente para descansar cada X tiempo, para focalizarnos de forma más fresca en las tareas que tenemos. Estos blogs nos obligan a tener un inicio y fin de la tarea, con una recompensa que, si bien no crees notarlo en los primeros descansos breves, lo notarás al final de día.
DESCANSO LARGO
La técnica nos dice que cada 4 Pomodoros tengamos un descanso algo más largo (Este podría ser de entre 20 a 30 minutos).
Aquí lo importante es que hagas algo que no tenga nada que ver con lo que hacías, ya ser posible que aclare tu mente. No se trata de tomar otra tarea. Sino de descansar y liberar tu mente y descansar tu cuerpo.
En resumen, esto sería:
- Divide y prioriza tus tareas en bloques.
- Empieza con un temporizador de 25 minutos. Focalizate en una sola tarea en este espacio.
- Tómate 5 minutos de descanso breve.
- Empiezas otro bloque Pomodoro otros 25 min. Así hasta que hayas realizado 4 Pomodoros con sus respectivos descansos.
- Cada 4 Pomodoros realiza un descanso real largo de 20 o 30 minutos.
- Empezarías un nuevo ciclo de 4 Pomodoros y descansos breves.
BENEFICIOS DE LA TÉCNICA POMODORO
- Controla las distracciones y la procrastinación.Te organizas tus tareas en bloques y ordenas por prioridades. Esto ya aumenta tu productividad y focalización
. - Incrementa la responsabilidad. Al organizarte e ir consiguiendo objetivos completos tu sensación de bienestar será mayor. Al final del día puedes repasar tu lista de tareas y las que has escrito al margen y ver en qué medida has conseguido lo que te proponías.
- Mejora la planificación. Al ir ajustando en bloques tus tareas, aquellas que son similares o se repiten ya puedes medir tus tiempos de respuesta y así mejorar su priorización, y ajustarte en el futuro.
- Bienestar físico y mental. Los descansos no son para que te ocupes de otra cosa en el ordenador, sino para que te levantes, alejes la mente de un punto focal continuo, incluso unos estiramientos sencillos mientras miras por la ventana. Esto con el tiempo evita contracciones musculares que pueden llevar a más daños en el tiempo.
- Mantiene la motivación. Los descansos deben ser recompensas y los objetivos cumplidos nos liberarán de la labor de la mente. Esto siempre motiva que una mejora en nuestro sistema tanto productivo como de cuidado personal al mantener unos hábitos saludables posturales y de disminución de estrés hace que entremos en el círculo bueno de más nos da más.
LO QUE “NO” DEBES HACER :
- Los descansos no serán opcionales ni procastinables. Si lo haces a medias mejor no lo hagas.
- Tu tiempo Pomodoro debe ser realmente focalizado en una sola y exclusiva labor. Sin excepciones. Por eso tienes la hoja de papel para apuntar estas distracciones.
- Las tareas que sean pequeñas de menos de 25 minutos agrúpalas en un Pomodoro (contestar mails, volver llamadas, revisar tareas…)
- No empieces sin una lista en bloques y priorizada. Al tun-tun esto no funciona.
- Pensar que una distracción son sólo 2 minutos. Tienes que contar con el tiempo que tardarás en volver a concentrarte de nuevo realmente. Si hace falta cierra tu correo hasta el Pomodoro de Correo o pone en silencio en móvil.
APLICACIONES QUE TE PUEDES SERVIR:
En el mercado tienes aplicaciones tanto gratuitas como de pago, para Windows o MAC, Android o iPhone, o simplemente utiliza el cronómetro del reloj.
La ventaja de las aplicaciones en el ordenador es que si trabajas con el, es donde tendrás enfocada la vista y el oído y los avisos son muy visibles, y algunas incluso te dan una estadística de tu relación de trabajo real.
Se nos ocurren algunas como:
- Marinara Asistente Pomodoro (Chrome)
- Otto (Chrome)
- Pomofucus (Chrome)
- Focuro Keeper ( Android / iPhone )
Por experiencia de algunos de nosotros , que llevamos este sistema te podemos decir que la mayoría de las ventajas son reales. A veces es difícil llevarlo de manera estricta, (los 25 minutos pueden ser 35, o 45, depende de cada uno y no siempre es posible ser tan estricto), pero hemos aprendido a readaptar los bloques y al final del día, el resultado es mejor y el bienestar mayor. Cosas como ésta hacen que las tareas de Areafdesign , sean más eficaces y den mejores resultados a nuestros clientes.
